Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Websitebesucher grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.

3. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der IONOS SE gehostet.

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch Informationen erfasst und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Erfasst werden insbesondere:

• IP-Adresse bzw. anonymisierte IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt, um die technische Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit der Website sicherzustellen sowie zur Abwehr von Missbrauch und zur Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und stabilen Bereitstellung unseres Onlineangebotes.

Empfänger der Daten ist unser Hosting-Dienstleister IONOS SE im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Nach Angaben von IONOS werden IP-Adressen in Logdateien aus datenschutzrechtlichen Gründen anonymisiert. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

4. Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Kontaktdaten
• Unternehmensangaben
• Inhalt Ihrer Nachricht
• gegebenenfalls weitere von Ihnen freiwillig mitgeteilte Informationen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist. In allen übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. KI-gestützter Sprachassistent für eingehende Anrufe

Zur automatisierten Bearbeitung telefonischer Anfragen setzen wir den IONOS KI-Telefonassistenten ein. Dieser verarbeitet Gesprächsinhalte in unserem Auftrag, um Ihr Anliegen zu erfassen, weiterzuleiten oder zu beantworten. Dabei kommen automatische Spracherkennung (Speech-to-Text), semantische Analyse (Natural Language Processing) sowie gegebenenfalls Textgenerierung (Text-to-Speech) zum Einsatz.

Gesprächsinhalte können aufgezeichnet, transkribiert oder dokumentiert werden. Dies erfolgt nur, wenn Sie zu Beginn des Gesprächs entsprechend informiert wurden und das Gespräch fortsetzen. Sie können die Verbindung jederzeit beenden, um eine Verarbeitung zu vermeiden.

Im Rahmen des KI-gestützten Sprachassistenten verarbeiten wir insbesondere:

• Ihre Äußerungen im Gespräch
• technische Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer)
• gegebenenfalls freiwillig mitgeteilte Stammdaten wie Name oder Telefonnummer
• Interaktionsdaten, etwa zur Gesprächsführung oder bei Abbrüchen

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Vertragsanbahnung oder -durchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und skalierbaren Kommunikation).

Zur technischen Umsetzung setzen wir Subdienstleister ein, insbesondere für Hosting, Spracherkennung und semantische Analyse. Dabei können personenbezogene Daten durch den Subdienstleister auch in die USA übermittelt werden. Grundsätzlich erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO, da die Dienstleister nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Fehlt ein solcher Beschluss, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und ergänzender Schutzmaßnahmen. Die Vorgaben des Art. 44 DSGVO werden eingehalten.

Zur Verbesserung der Sprachverarbeitung können pseudonymisierte Daten zu Trainingszwecken verwendet werden. Eine Rückverfolgung auf einzelne Personen ist dabei ausgeschlossen oder erheblich erschwert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Die Speicherung erfolgt nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden die Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert.

6. Bewerbungen

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Dies betrifft insbesondere:

• Stammdaten
• Kontaktdaten
• Bewerbungsunterlagen
• Qualifikationsnachweise
• Angaben zum beruflichen Werdegang
• Gehaltsvorstellungen (sofern angegeben)
• sonstige Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung mitteilen

Rechtsgrundlage ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG. Sofern kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

7. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, soweit diese für den Betrieb der Website und die Bereitstellung wesentlicher Funktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden derzeit nicht eingesetzt.

8. Google Maps

Auf unserer Website kann Google Maps zur Darstellung von Kartenmaterial und zur besseren Auffindbarkeit unseres Standortes eingebunden sein. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Maps wird aus Datenschutzgründen nicht bereits beim bloßen Aufruf der Seite automatisch geladen, sondern erst dann, wenn Sie die Karte aktiv freigeben. Erst durch diese Aktivierung kann es zur Übermittlung personenbezogener Daten an Google kommen, insbesondere Ihrer IP-Adresse sowie weiterer technischer Nutzungsdaten. Dabei kann eine Übermittlung an Server von Google in Drittländern, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

9. Empfänger von personenbezogenen Daten

Wir setzen im Rahmen unserer Website technische Dienstleister ein, insbesondere in den Bereichen Hosting, E-Mail und IT-Betrieb. Soweit diese für uns personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist, zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

10. Datenübermittlung in Drittländer

Sofern bei der Nutzung einzelner Dienste eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, geschieht dies nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind – insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder geeignete Garantien bestehen.

11. Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt.

12. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@sw-systeme.de

13. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde in Bayern ist:

15. Datensicherheit

Wir verwenden auf unserer Website eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung, um übermittelte Inhalte zu schützen und eine möglichst sichere Übertragung vertraulicher Informationen zu gewährleisten.

16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.