Ordnung im Dokumentenchaos — vom ersten Tag an
Mit einem professionellen DMS werden Ihre Belege, Verträge und Vorgänge digital erfasst, sicher archiviert und sofort auffindbar — GoBD-konform, DSGVO-sicher und integriert in Ihre bestehende IT.
Wenn Dokumente zum Problem werden
Die meisten Unternehmen wissen, dass ihre Dokumentenablage nicht ideal ist — aber unterschätzen, wie teuer das wirklich ist.
Dokumente liegen überall verteilt
E-Mail-Anhänge, lokale Laufwerke, USB-Sticks, Papierordner — kein Mensch findet Belege noch verlässlich, wenn es darauf ankommt.
Keine revisionssichere Ablage
GoBD und DSGVO verlangen nachvollziehbare, unveränderliche Archivierung. Einfache Ordnerstrukturen auf Netzlaufwerken erfüllen das nicht.
Manuelle Freigabe- und Genehmigungsprozesse
Rechnungen wandern per E-Mail, Unterschriften fehlen, Bearbeitungsstände sind unklar. Das kostet Zeit und erzeugt Fehler.
Kein kontrollierter Zugriff
Jeder sieht alles — oder niemand findet etwas. Fehlende Rollen- und Rechtekonzepte sind ein Sicherheits- und Datenschutzrisiko.
Struktur, Sicherheit und Effizienz in einem System
Ein gut eingeführtes DMS ist kein IT-Projekt — es ist eine Arbeitserleichterung für jeden im Unternehmen.
Im Leistungsumfang enthalten:
- Sofortiger Zugriff auf alle Dokumente – jederzeit und ortsunabhängig
- Revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung
- Automatisierte Eingangs- und Freigabeworkflows
- Weniger Papier, weniger Suchen, mehr Struktur im Alltag
ecoDMS und Agorum Core
Wir arbeiten mit zwei bewährten Open-Source-DMS-Lösungen — je nach Anforderung, Teamgröße und Budget wählen wir gemeinsam die passende Plattform.
ecoDMS
Revisionssichere Archivierung
Open-Source-basiertes DMS mit starker Archivierungsfunktion, automatischer Belegleerkennung und nahtloser Integration in gängige Buchhaltungssoftware. Ideal für KMU, die eine kostengünstige und wartungsarme Lösung suchen.
- GoBD-konforme Archivierung
- Automatische Dokumentenerkennung
- Integration DATEV, Lexware, Sage
- Günstige Lizenzstruktur
Agorum Core
Workflow & Dokumentenprozesse
Leistungsstarkes Open-Source-DMS mit umfangreichen Workflow-Möglichkeiten, flexiblen Integrationsschnittstellen (REST/API) und hoher Anpassbarkeit. Besonders geeignet für Unternehmen mit komplexeren Prozessanforderungen.
- Flexible Workflow-Engine
- REST-API & Systemintegration
- Mandantenfähigkeit
- Skalierbar von KMU bis Konzern
Beide Lösungen betreiben wir auf Ihrem eigenen Server oder in einer europäischen Cloud — Ihre Daten bleiben in Ihrer Hand.
Was ein DMS für Sie leistet
Von der automatischen Belegerfassung bis zur revisionssicheren Archivierung — diese Funktionen sind im Standard enthalten.
Digitale Archivierung
Alle eingehenden Dokumente — Rechnungen, Verträge, Korrespondenz — werden automatisch erfasst, klassifiziert und revisionssicher abgelegt.
Volltextsuche
Jedes Dokument ist in Sekunden gefunden — per Stichwort, Datum, Absender oder eigenem Schlagwort.
Workflow-Automatisierung
Eingangsrechnungen zur Freigabe weiterleiten, Fristen überwachen, Genehmigungsstufen abbilden — automatisch und nachvollziehbar.
Zugriffsrechte & Rollen
Klare Berechtigungsstruktur: Wer darf was sehen, bearbeiten oder freigeben — granular auf Dokumenten- oder Ordnerebene.
Schnittstellen & Integration
Anbindung an DATEV, Microsoft 365, ERP-Systeme und andere Branchenlösungen über standardisierte Schnittstellen.
DSGVO-konforme Ablage
Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte und Datenschutzprotokolle direkt im DMS abbilden — keine manuelle Nachkontrolle nötig.
DMS-Einführung in vier Schritten
Wir führen DMS-Systeme strukturiert ein — ohne Betriebsunterbrechung, mit Schulung und langfristiger Betreuung.
Analyse
Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Dokumentenprozesse, Systeme und Anforderungen.
Konzept
Auswahl der DMS-Plattform, Ablagestruktur, Rollen- und Rechtekonzept, Integrationen.
Einführung
Installation, Konfiguration, Migration bestehender Dokumente und Anbindung an Ihre Software.
Betrieb & Schulung
Einweisung Ihrer Mitarbeiter und laufende Betreuung als Teil unserer Managed Services.
Bereit für geordnete Dokumentenprozesse?
Wir analysieren Ihre aktuelle Situation und empfehlen die passende Lösung — unverbindlich und praxisnah.